Linh hoạt trong quản trị và vận hành doanh nghiệp

Tinh gọn bộ máy

Tinh gọn bộ máy, ứng dụng quản lý khoa học giúp giảm nhân lực nhưng Công ty CP Tiếp vận Quốc tế CMC Bắc Ninh vẫn nâng cao hiệu quả hoạt động.

Là đơn vị hoạt động đa lĩnh vực, trong đó, chủ đạo là vận tải hàng hoá đường bộ, kinh doanh cho thuê kho bãi và lưu giữ hàng hoá…, thời gian qua, Công ty CP Tiếp vận Quốc tế CMC Bắc Ninh (thành phố Bắc Ninh) triển khai nhiều giải pháp đổi mới quản trị doanh nghiệp theo hướng tinh gọn, hiệu quả, hướng đến phát triển bền vững, thân thiện với môi trường. Công ty hợp nhất một số phòng, ban, bộ phận có chức năng tương đồng để giảm thiểu lao động gián tiếp, phù hợp với công việc, thị trường và mang lại hiệu quả hơn trong sản xuất.

Ông Hoàng Tiến Du, Giám đốc Công ty cho biết, trong 2 năm vừa qua, sau ảnh hưởng của dịch COVID-19, đơn vị đã thực hiện thay đổi về mặt quản lý nhân lực, con người, trong đó lược bỏ hoặc gộp các phòng ban tương đương; triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp, ứng dụng quản lý công việc và dự án để theo dõi các hoạt động như đơn hàng thành công, đơn hàng rớt, chương trình khuyến mãi… Từ đó, tạo cái nhìn tổng quan lẫn chi tiết về công việc của nhân viên, phân bổ nguồn lực hợp lý.

Lãnh đạo một số doanh nghiệp cho rằng, 2 trụ cột trọng tâm để các đơn vị hoạt động hiệu quả là đề cao giá trị con người và liên tục cải tiến. Mỗi nhân sự được tạo điều kiện để phát huy năng lực và hoàn thành công việc trong điều kiện tốt nhất. Song, vấn đề quản trị về con người, ở nhiều doanh nghiệp, thay vì lược bỏ, lại khuyến khích lao động phát huy khả năng và hiệu suất làm việc. Do đó, việc tinh gọn bộ máy vận hành phải phù hợp với tình hình thực tế và năng lực của từng DN, từ đó xây dựng kế hoạch, hành động cụ thể, theo từng giai đoạn để không ảnh hưởng tới bộ máy cũng như năng lực sản xuất...  nhằm tối ưu chi phí, tối đa kết quả đầu ra.

Áp dụng công nghệ quản trị  

Kho hàng của Công ty Vĩnh Giang được quản lý bằng phần mềm chuyên dụng.

Ông Nguyễn Mạnh Hùng, Chủ tịch HĐQT Công ty CP Đầu tư và Thương mại Vĩnh Giang (KCN Quế Võ mở rộng) nhìn nhận, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng việc tinh gọn bộ máy nhưng vẫn chưa thực sự mang lại hiệu quả do vẫn quản lý công việc bằng các công cụ giao tiếp truyền thống; xử lý các thủ tục hành chính bằng văn bản, giấy tờ gây khó khăn khi cần phải tra cứu và truy xuất dữ liệu,  nhiều quy trình bị trì hoãn do thiếu sót hồ sơ nhưng không biết nguyên nhân ở bước nào và ai phụ trách... Vì thế, đơn vị quyết định áp dụng các phần mềm như: phần mềm kế toán, quản lý kho, định vị xe, bán hàng…  mang lại hiệu quả rõ rệt. Trước đây, khối văn phòng (nơi được coi như Bộ não điều khiển việc kinh doanh) phải dùng rất nhiều app nhắn tin cùng lúc. Mỗi nhóm, mỗi bộ phận, mỗi dự án lại trao đổi trên một nhóm chat ở các app khác nhau nên rất khó đánh giá tình hình kinh doanh. Từ khi Công ty triển khai ứng dụng quản lý quy trình, tất cả những ứng dụng này đều kết nối với nhau trên cùng một nền tảng, giải quyết được bài toán đồng bộ dữ liệu; các hoạt động vận hành được kiểm soát và xử lý kịp thời.

Hay như tại Công ty TNHH Hoàng Gia Bắc Ninh (thành phố Từ Sơn), từ năm 2021 trở về trước mọi người vẫn cộng tác với nhau qua hệ thống email nội bộ, qua kênh chat hoặc gặp mặt trao đổi trực tiếp, nhưng người quản lý rất khó để nắm bắt tình hình công việc; không đo đếm được hiệu suất của từng bộ phận, phòng ban, rồi khi có điểm nóng phát sinh hoặc công việc bị trì trệ phải mất khá nhiều thời gian mới tìm ra nguyên nhân và giải pháp. Nhưng từ khi sử dụng hệ thống kết nối nội bộ trên nền tảng Base Workflow thì mọi luồng công việc được phối hợp nhịp nhàng hơn, phát hiện nút thắt tốt hơn và giúp tối ưu được thời gian của từng bộ phận. Thông qua việc gán nhãn, số hóa sản phẩm và kiểm soát quá trình phân phối, doanh nghiệp sẽ quản lý kênh phân phối của mình hiệu quả hơn, họ sẽ biết được sản phẩm hiện đang được phân phối trên những hệ thống nào, thậm chí việc tính hoa hồng hay chiết khấu % lợi nhuận cho đối tác cũng trở nên đơn giản. Còn đối với hệ thống phân phối họ sẽ kiểm soát được số lượng cũng như chất lượng sản phẩm được bán ra, việc tương tác và cập nhật thông tin với nhãn hàng có thể diễn ra online và được cập nhật theo thời gian thực. Về phía người tiêu dùng, bản thân họ cũng được hưởng lợi ích từ việc thông tin sản phẩm minh bạch, chính sách đổi trả, bảo hành rõ ràng, thuận tiện trong việc truy xuất nguồn gốc hàng hóa…”

Vận hành linh hoạt

Xưởng sản xuất Công ty CP Manutronics Việt Nam (KCN Tiên Sơn) được tối ưu hoạt động vận hành.

Các chuyên gia cho rằng, quản trị tinh gọn là một mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Từ đó giúp doanh nghiệp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào.

Tuy nhiên, hiện tại, phần lớn các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh đều tập trung vào khía cạnh cải tiến công nghệ sản xuất, đầu tư dây chuyền, trang thiết bị, máy móc hiện đại để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ nhưng lại chưa dành sự quan tâm đúng mực cho việc tối ưu hoạt động vận hành. Bằng chứng là có không nhiều đơn vị triển khai hoạt động quản trị nội bộ trên các nền tảng công nghệ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả làm việc. Do vậy, dù đã làm ra những sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe về mặt chất lượng, có thể cạnh tranh với các DN nước ngoài, nhưng lại không đáp ứng được kỳ vọng thị trường khó tính.

Một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp quản lý vận hành tinh gọn và hiệu quả bộ máy là áp dụng khoa học công nghệ và chuyển đổi số. Tuy nhiên, nhiều đơn vị, nhất là các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ muốn chuyển đổi số trong quản trị và vận hành nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu. Do đó, đại diện nhiều doanh nghiệp mong muốn, thời gian tới, các cơ quan chức năng quản lý nhà nước, đặc biệt là các Hiệp hội, Hội Doanh nghiệp sẽ là cầu nối để mời các đơn vị tư vấn, các chuyên gia về lĩnh vực chuyển đổi số cũng như tổ chức hội thảo chia sẻ về vấn đề này để dễ dàng tiếp cận hơn. Triển khai mô hình thí điểm về chuyển đổi số để các doanh nghiệp vừa và nhỏ học hỏi, triển khai thực hiện… để tạo hiệu quả trong sản xuất, kinh doanh, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, thích ứng với quá trình hội nhập quốc tế hiện nay.