UBND TỈNH BẮC NINH       CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

  BQL CÁC KCN BẮC NINH                        Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

         Số: 52 /QĐ-BQL                         Bắc Ninh, ngày 10 tháng 09 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

theo cơ chế ‘‘một cửa’’ của Ban quản lý các KCN Bắc Ninh

Căn cứ Quyết định số 152/QĐ-TTg ngày 25/8/1998 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Ban quản lý các Khu công nghiệp Bắc Ninh;

Căn cứ Quyết định số 158/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 60/2008/QĐ-UBND ngày 9/5/2008 của UBND tỉnh Bắc Ninh quy định vị trí, chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và biên chế của Ban quản lý các Khu công nghiệp Bắc Ninh;

Xét đề nghị của Chánh văn phòng Ban quản lý các KCN Bắc Ninh,

QUYẾT ĐỊNH:

            Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của Ban quản lý các Khu công nghiệp Bắc Ninh.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng chuyên môn và các cán bộ, công chức, viên chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ THEO CƠ CHẾ ‘‘MỘT CỬA’’ CỦA BQL CÁC KCN BẮC NINH

 (Ban hành kèm theo Quyết định số: 52 /QĐ - BQL ngày 10tháng 09 năm 2014 của          

Ban quản lý các KCN Bắc Ninh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

   Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh

1.  Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ công tác của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” (sau đây gọi tắt là “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả’’) của Ban quản lý các KCN Bắc Ninh.

2.  Được áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức Ban quản lý các KCN Bắc Ninh và các doanh nghiệp, nhà đầu tư đến liên hệ, làm thủ tục hành chính (TTHC) tại Ban.

Điều 2. Các lĩnh vực công việc áp dụng thực hiện

Thực hiện cơ chế “một cửa” tại một đầu mối thông qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đối với tất cả các lĩnh vực công việc theo danh mục Bộ TTHC đã được Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh ban hành tại Quyết định số 592/QĐ-UBND ngày 17/6/2014 về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban quản lý các KCN Bắc Ninh.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện cơ chế “một cửa”

1. Thủ tục hành chính minh bạch, công khai, đơn giản, rõ ràng, thuận tiện, đúng pháp luật.

2. Công khai quy trình, hồ sơ TTHC, thời gian giải quyết công việc, mức thu phí và lệ phí tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để doanh nghiệp, nhà đầu tư biết, thực hiện và giám sát.

3. Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng chuyên môn Ban quản lý và các đơn vị có liên quan để giải quyết TTHC của doanh nghiệp, nhà đầu tư.

Chương II

MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Thời gian làm việc

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban quản lý các KCN Bắc Ninh làm việc theo giờ hành chính các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ các ngày lễ, tết) theo quy định của Nhà nước.

Điều 5. Vị trí, yêu cầu đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng Ban quản lý các KCN Bắc Ninh; Cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Chánh Văn phòng. Số lượng cán bộ, công chức, viên chức làm việc chuyên trách của bộ phận này do Trưởng ban quyết định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

2. Cán bộ chuyên trách làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc được giao.

3. Trong quan hệ, tiếp xúc với cá nhân, tổ chức đến liên hệ, giải quyết TTHC phải hòa nhã, ân cần, lịch sự, tác phong chuyên nghiệp.

Điều 6. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

6.1. Chức năng

Bộ phận tiếp nhận và trả kết có chức năng hướng dẫn; tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho bộ phận chuyên môn có liên quan, thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban quản lý; trả kết quả giải quyết công việc cho các tổ chức, cá nhân theo cơ chế “một cửa”.

6.2. Nhiệm vụ

a) Thực hiện quy trình hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao, trả kết quả, thu phí, lệ phí:

- Công khai, minh bạch các TTHC tại nơi làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết; các nội dung cần thông báo của Ban quản lý các KCN Bắc Ninh đối với tổ chức, cá nhân.

- Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp pháp của hồ sơ yêu cầu giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

- Chuyển giao hồ sơ giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân đến các phòng chuyên môn có liên quan để giải quyết theo thẩm quyền;

- Nhận lại kết quả giải quyết công việc từ các phòng chuyên môn và thực hiện việc trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.

- Cập nhật thường xuyên, theo dõi hoạt động trên hệ thống sổ sách, mẫu biểu; kết hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin, trong quản lý, tổng hợp, cập nhật, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin trên hệ thống phần mềm ứng dụng theo quy định.

b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công việc; nghiên cứu, đề xuất với Chánh Văn phòng để báo cáo Lãnh đạo Ban, kiến nghị với cơ quan cấp trên các sáng kiến, giải pháp cải cách TTHC.

c) Báo cáo thống kê định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm và đột xuất về tình hình triển khai, kết quả thực hiện cơ chế “một cửa” với thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền

d) Quản lý, sử dụng, theo dõi số liệu, dữ liệu giải quyết TTHC trên sổ sách, biểu mẫu thống kê hoặc trên hệ thống phần mềm điện tử. 

Điều 7. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng và Trưởng phòng chuyên môn

7.1. Chánh Văn phòng

- Quản lý, theo dõi, nắm tình hình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; chủ trì phối hợp với các Trưởng phòng chuyên môn liên quan kịp thời giải quyết những vướng mắc xảy ra.

- Báo cáo Lãnh đạo Ban tình hình thực hiện công tác của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các vấn đề tồn tại, nổi cộm liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính của doanh nghiệp, nhà đầu tư để kịp thời giải quyết.

7.2. Trưởng phòng chuyên môn

-  Phân công cán bộ công chức lập Sổ theo dõi, nhận hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến với các nội dung chủ yếu sau: Ngày hồ sơ chuyển đến, nội dung cần giải quyết, ngày trả hồ sơ; Ký xác nhận vào sổ theo dõi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

- Trưởng phòng chuyên môn có trách nhiệm giải quyết công việc đảm bảo chất lượng, đúng thời gian quy định; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Ban phụ trách về hồ sơ chậm thời gian giải quyết hoặc sai quy định của pháp luật.

- Trong trường hợp hồ sơ có liên quan đến nhiều phòng, đơn vị thì phòng chuyên môn chủ trì chịu trách nhiệm chính, trực tiếp liên hệ với các phòng, đơn vị liên quan để giải quyết và hoàn thành các thủ tục khi trình Lãnh đạo Ban ký.

- Trường hợp hồ sơ xử lý chậm, Trưởng phòng chuyên môn phải thông báo rõ lý do chậm để Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thông báo cho doanh nghiệp, nhà đầu tư biết.

   Điều 8. Cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

8.1. Tiếp nhận hồ sơ

   a) Cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét yêu cầu, hồ sơ của tổ chức, cá nhân; kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ.

   - Nếu hồ sơ chưa đúng, đủ theo quy định, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn cụ thể cho tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai.

   - Nếu hồ sơ đã đúng, đủ theo quy định, thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ. Đối với các hồ sơ có thời hạn, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải viết phiếu “nhận và hẹn trả kết quả”, có ghi rõ ngày trả kết quả cho tổ chức, cá nhân và cập nhật vào sổ theo dõi.

   Đối với những công việc theo quy định phải giải quyết trong ngày, không ghi giấy hẹn trả kết quả: Trực tiếp giải quyết hoặc chuyển ngay đến bộ phận chuyên môn có thẩm quyền giải quyết theo quy định và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân ngay trong buổi hoặc ngày làm việc (khi tiếp nhận, hẹn rõ thời gian sau bao nhiêu giờ sẽ trả kết quả hoặc niêm yết công khai thời gian trả kết quả đối với những công việc này để tổ chức, cá nhân chủ động về thời gian chờ nhận kết quả) thực hiện việc thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định của pháp luật.

   b) Đối với những công việc không thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến liên hệ cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.

   8.2. Chuyển hồ sơ

   Cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển hồ sơ của tổ chức, cá nhân đến phòng chuyên môn có liên quan vào cuối giờ làm việc mỗi buổi của ngày làm việc. Quá trình chuyển hồ sơ phải được thực hiện bằng phiếu chuyển hồ sơ và được ghi vào sổ theo dõi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và sổ theo dõi giải quyết công việc của phòng chuyên môn.

   8.3. Trả kết quả giải quyết công việc

   Sau khi nhận kết quả từ phòng chuyên môn, cán bộ, công chức, viên chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết công việc cho tổ chức, cá nhân theo đúng thời hạn đã hẹn; thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật và yêu cầu tổ chức, cá nhân ký nhận vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả. Trường hợp đến ngày hẹn trả kết quả những hồ sơ vẫn chưa xử lý xong vì lý do khách quan, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm thông báo lý do trễ hẹn và giải trình rõ lý do cho tổ chức, cá nhân bằng văn bản.

   8.4. Cập nhật, thống kê, lưu trữ dữ liệu về TTHC

Điều 9. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức các phòng chuyên môn

9.1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

9.2. Xử lý, giải quyết hồ sơ theo quy định

a) Phòng chuyên môn thẩm định và xử lý hồ sơ của tổ chức, cá nhân do Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến, trình Lãnh đạo Ban phụ trách ký duyệt hồ sơ, chuyển trả kết quả giải quyết cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đúng thời gian quy định. Trường hợp hồ sơ giải quyết công việc có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của nhiều phòng chuyên môn thì phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với các phòng chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.

b) Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì cán bộ, công chức, viên chức của phòng chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo phòng. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.

c) Trường hợp phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho tổ chức, cá nhân.

d) Trường hợp hồ sơ giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân đã được Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả  tiếp nhận và chuyển cho phòng chuyên môn nhưng phòng chuyên môn không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp thì phòng chuyên môn có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân trong thời hạn không quá 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, đồng thời có văn bản thông báo lý do không thể giải quyết (do Trường phòng chuyên môn ký).

3. Bàn giao lại kết quả để Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy định.

4. Tổng hợp, cập nhật,ghi chép đầy đủ các thông tin vào sổ nhật ký, biểu mẫu; lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định cả trên sổ sách cũng như trên phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng thực hiện cơ chế “một cửa”.

Điều 10. Tiêu chuẩn phòng làm việc, trang thiết bị của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

10.1. Tiêu chuẩn phòng làm việc

Phòng làm việc được bố trí theo quy định chung tại Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và Quyết định số 111/2012/QĐ-UBND ngày 03/12/2012 của UBND tỉnh Bắc Ninh về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông hiện đại” tại cơ quan hành chính nhà nước các cấp tỉnh Bắc Ninh.

10.2. Trang thiết bị

Căn cứ tình hình cụ thể, Lãnh đạo Ban quản lý các KCN Bắc Ninh xem xét, bố trí cơ sở vật chất tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo các trang thiết bị: máy vi tính, máy fax, điện thoại cố định, ghế ngồi, bàn làm việc, nước uống, quạt mát, máy điều hoà nhiệt độ… và các trang thiết bị khác để đáp ứng nhu cầu làm việc và phục vụ tổ chức, cá nhân.

10.3. Các dịch vụ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại cơ quan hành chính nhà nước tuỳ theo điều kiện thực tế có thể được thực hiện các dịch vụ photocopy, đánh máy vi tính các tài liệu, hoàn chỉnh, cung cấp biểu mẫu nhằm phục vụ cho tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu. Việc thu phí đối với dịch vụ này (nếu có) phải thực hiện theo quy định của pháp luật và niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Chương III

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT 

Điều 11. Khen thưởng

1.      Thực hiện cơ chế tiếp nhận và trả kết quả ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo số lượng, chất lượng, thời gian theo quy định là một trong những căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm của Trưởng các phòng và cán bộ, công chức, viên chức liên quan.

2.     Cán bộ, công chức, viên chức và các phòng, đơn vị trực thuộc hoàn thành tốt các nhiệm vụ liên quan đến thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan được xem xét khen thưởng hàng năm theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

3. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và cá nhân cán bộ, công chức, viên chức liên quan nếu có thành tích sẽ được khen thưởng theo quy định.

Điều 12. Kỷ luật

Cán bộ, công chức, viên chức có liên quan nếu không thực hiện theo đúng Quy chế này sẽ bị xem xét hình thức kỷ luật phù hợp theo quy định.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Trách nhiệm của Trưởng ban

1. Thành lập, kiện toàn, bố trí địa điểm, trang bị cơ sở vật chất đầy đủ và tổ chức hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo đúng với Quy chế này; từng bước triển khai thực hiện việc giải quyết TTHC, giao dịch giữa Ban quản lý các KCN Bắc Ninh với tổ chức, cá nhân theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại.

2. Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế; quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả; quy chế phối hợp giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các phòng chuyên môn có liên quan trong quá trình giải quyết TTHC thực hiện theo cơ chế “một cửa” thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của cơ quan, đơn vị.

3. Bố trí cán bộ, công chức, viên chức có đủ năng lực, phẩm chất, có kỹ năng giao tiếp tốt làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ; tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức được tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và kỹ năng do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.

4. Chỉ đạo thực hiện niêm yết công khai (tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử…) các quy định về thành phần hồ sơ, quy trình thực hiện, thời hạn giải quyết, mức thu phí, lệ phí đối với từng hồ sơ công việc; mở sổ góp ý, hòm thư góp ý; niêm yết công khai số điện thoại đường dây nóng (số điện thoại của lãnh đạo cơ quan và cơ quan tiếp nhận kiến nghị về giải quyết TTHC) để tiếp nhận những phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân.

5. Tổ chức quán triệt nội dung Quy chế này đến cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là các đối tượng trực tiếp tham gia quy trình tiếp nhận, giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa”.

6. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, theo dõi tình hình tiếp nhận, trả kết quả của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, việc xử lý, giải quyết công việc của phòng chuyên môn; định kỳ đánh giá tình hình giải quyết công việc để rút kinh nghiệm, đồng thời đề xuất, kiến nghị giải quyết các vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện.

7. Chủ trì, phối hợp với các sở, ngành có liên quan xây dựng, trình UBND tỉnh ban hành các quy định, quy trình liên thông, quy chế phối hợp giữa Ban quản lý các KCN Bắc Ninh với các sở, ngành, cơ quan hành chính các cấp trong việc giải quyết TTHC theo cơ chế “một cửa liên thông hiện đại”.

Điều 14. Giao Chánh Văn phòng Ban quản lý các KCN Bắc Ninh tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.

Công khai trên Website của Ban quản lý các KCN Bắc Ninh Quy chế này và điện thoại cố định của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để doanh nghiệp, nhà đầu tư và các tổ chức, cá nhân khác biết, thuận tiện khi liên hệ, giải quyết TTHC liên quan đến thủ tục hành chính tại Ban.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các phòng, đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan phản ánh kịp thời về Văn phòng Ban để báo cáo Lãnh đạo Ban xem xét, quyết định bổ sung, sửa đổi cho phù hợp ./.